15.06.2020 Tipps & Tricks

Yolawo - der Digital Partner für euren Verein

Endlich ist es soweit: Sport im Verein ist unter Auflagen wieder in allen Bundesländern möglich! Wir wollen, dass euch der Neustart gut gelingt und unterstützen euch bei der Organisation eures neuen Vereinsalltags. Mit dem digitalen Buchungssystem unseres Partners Yolawo organisiert ihr eure Kurse während Corona - sicher, einfach und digital!

Was Yolawo ist und wie es funktioniert, erklärt uns einer der Gründer dieses Digital Partners Julian in einem Interview.

Redaktion: "Julian, Du hast nach dem Studium zusammen mit Frederik und Julius das Startup Yolawo gegründet. Wie seid ihr auf die Idee gekommen?"

Julian: "Wir sind selbst in unseren Vereinen ehrenamtlich als Kursleiter und Webseitenverantwortliche aktiv. Aus eigener Erfahrung wissen wir, wie wichtig es ist, die Verantwortlichen in den Vereinen zeitlich zu entlasten und gleichzeitig für mehr Teilnehmer in den Angeboten zu sorgen."

Redaktion: "Euer Ziel ist es, Sportvereine bei den Anmeldungen und Verwaltung von Kursen, Camps und anderen Events zu unterstützen. Welche konkreten Vorteile hat ein Sportverein?"

Julian: "Mit Yolawo können Vereine ihre Angebote modern auf ihrer Vereinshomepage präsentieren und Mitgliedern und Gästen eine bequeme Online-Anmeldung anbieten. So heben sich die Vereine in ihrer Außendarstellung positiv von der Konkurrenz ab. Zusätzlich automatisiert unser System viele Verwaltungsschritte und reduziert so den Verwaltungsaufwand um bis zu 70 Prozent."

Redaktion: "Brauche ich Expertenwissen, um das System zu bedienen?"

Julian: "Nein, Yolawo ist in drei einfachen Schritten für jeden – auch ohne IT-Kenntnisse – innerhalb von nur zehn Minuten eingerichtet. Nehmen wir beispielsweise an, die Leiterin der Turnabteilung möchte eine einwöchige Ferienfreizeit in den Osterferien anbieten. Alles was sie dazu tun muss, ist eine kurze Beschreibung mit Angaben zu Termin, Ort, Tarife und die Anzahl der verfügbaren Plätze im System zu hinterlegen. Danach muss sie nur noch per Copy-and-paste die Buchungsmaske in die Vereinshomepage einfügen. Und schon kann sie eine entspannte Anmeldephase genießen und Teilnehmer einfach online verwalten."

Redaktion: "Anmelden ist das eine – freie Plätze das andere. Kursleiter müssen von Anmeldungen informiert werden, Kursteilnehmer, ob Sie einen Platz bekommen haben. Bildet Yolawo das alles ab?"

Julian: "Klar, Buchungsbestätigungen, Stornierungen, Verschiebungen und Ab- sagen werden automatisch an alle Beteiligten kommuniziert. Zudem werden Teilnehmerlisten mit allen benötigten Daten automatisch erstellt und können sowohl online abgerufen als auch via Excel exportiert werden. Zusätzlich können XML- Dateien generiert werden, was den Vereinen den Einzug von SEPA-Lastschriften erheblich erleichtert."

Redaktion: "Besonders zeitaufwendig ist es, wenn Kurse nur eine bestimmte Teilnehmerzahl zulassen. Wie löst Yolawo das Problem?"

Julian: "Yolawo verfügt über eine intelligente Wartelisten-Funktion. So können Wartelisten automatisiert verwaltet werden. Ist ein Kurs voll, startet die Warteliste automatisch. Personen auf der Warteliste werden nach dem Eingang ihrer Anmeldung direkt kontaktiert, wenn ein Platz im Kurs frei wird. Das spart den Verantwortlichen zahlreiche E-Mails und Telefonate. Die automatisierte Warteliste ist jedoch kein Muss – es geht auch händisch. Dies ist zum Beispiel nützlich, wenn man Mitglieder vor Gästen in den Kurs aufnehmen möchte.

Redaktion: "Kann ich über Yolawo auch bezahlen?"

Julian: "Das kann jeder Verein für sich selbst entscheiden. Aktuell nutzen knapp die Hälfte der Vereine, die unser Buchungssystem nutzen auch die Online-Zahlung mit automatisierter Rechnungserstellung. Die andere Hälfte nutzt Yolawo als Anmeldesystem und Verwaltungstool und rechnet mit den Teilnehmern in Bar, per Überweisung oder SEPA-Lastschrift ab. Diese Flexibilität wird von unseren Kunden sehr geschätzt."

Redaktion: "Welche Kosten entstehen für mich als Verein?"

Julian: "Yolawo bietet eine passende Lizenz für Vereine jeder Größe. Die FLEX- Lizenz ermöglicht Vereinen eine Nutzung ohne Fixkosten. Nur wenn im Verein Sportangebote zur Buchung angeboten werden entstehen Gebühren. Diese belaufen sich bei 1,5 % des Buchungswerts. Liegt die Kursgebühr für den Teilnehmer zum Beispiel bei 50 €, fallen Gebühren je Buchung von 0,75 € an. Alternativ können Vereine eine Jahreslizenz für 1€ am Tag wählen."

Redaktion: "Die DSGVO ist derzeit in aller Munde – wie sicher sind die Daten, die bei Yolawo übertragen werden?"

Julian: "Selbstverständlich legen wir großen Wert auf den Schutz der Daten. Als 2017 gegründetes Unternehmen sind wir quasi mit der DSGVO groß geworden und entwickeln unsere Lösung seit dem ersten Tag mit höchster datenschutzrechtlicher Sorgfalt. Unsere Server stehen in einem deutschen Rechenzentrum und wir sichern unseren Kunden in einem Auftragsverarbeitungsvertrag den datenschutzkonformen Umgang mit Teilnehmerdaten zu. Zusätzlich setzen wir natürlich auf modernste Sicherheitsmaßnahmen, um die Daten vor Verlust oder unberechtigtem Zugriff zu schützen."

Die Vorteile von Yolawo nutzen – und dabei Geld sparen!

Sport-Thieme ist Digitalpartner von Yolawo – davon könnt ihr jetzt profitieren: Für Sport-Thieme Kunden gibt es jetzt bis zum Jahresende eine Gratis-Lizenz* für das Yolawo Online-Buchungssystem. Den Zugangscode erhaltet ihr unter www.sport-thieme.de/digital-partner/yolawo